Escrituração Contábil: Exigências da legislação do imposto de renda

A legislação tributária, principalmente a do imposto de renda é uma das que mais interferem na atividade contábil. Além de definir regras sobre a tributação propriamente dita, estabelece alguns procedimentos sobre a exigência da escrituração contábil, bem como pontos importantes sobre a responsabilidade profissional. Exigência da escrituração contábil - Livros Diário e RazãoPela legislação do imposto de renda, não somente as pessoas jurídicas devem possuir contabilidade. As pessoas físicas consideradas empresas individuais além de outras exigências são obrigadas manter escrituração contábil completa em livros registrados e autenticados por órgão da Secretaria da Receita Federal.Já no caso da pessoa jurídica tributada com base no lucro real, além do Livro Diário da Contabilidade, deverá manter, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, o Livro Razão ou fichas utilizadas para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário, mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação.Esta escrituração deverá ser feita de forma clara e individualizada, obedecendo rigorosamente à ordem cronológica das operações ­realizadas. A ausência da escrituração contábil ou mesmo sua existência em desobediência aos critérios determinados, implicará no arbitramento do lucro da empresa.Não há necessidade de autenticação do Livro Razão. Seus lançamentos são extraídos das operações registradas no Livro Diário, cuja autenticação já é exigida.Descentralização da contabilidadeA legislação não exige a contabilidade centralizada para as empresas que possuem filiais, sucursais ou agências. Entretanto, ao final de cada mês deverá incorporar na escrituração da matriz, os resultados de cada unidade.Outros livros obrigatóriosPara fins da legislação do imposto de renda, a pessoa jurídica, além dos livros de contabilidade previstos em leis e regulamentos, deverá possuir os seguintes livros: I - para registro de inventário; II - para registro de entradas (compras); III - de Apuração do Lucro Real - LALUR; IV - para registro permanente de estoque, para as pessoas jurídicas que exercerem atividades de compra, venda, incorporação e construção de imóveis, loteamento ou desmembramento de terrenos para venda; V - de Movimentação de Combustíveis, a ser escriturado diariamente pelo posto revendedor.Com relação a modelos dos livros citados nos incisos I, II e IV, a empresa tem a liberdade para criar modelos próprios que satisfaçam às necessidades de seu negócio, ou utilizar os livros porventura exigidos por outras leis fiscais, ou, ainda, substituí-los por séries de fichas numeradas.Os livros de que tratam os incisos I e II, ou as fichas que os substituírem, serão registradas e autenticados pelo Departamento Nacional de Registro do Comércio, ou pelas Juntas Comerciais ou repartições encarregadas do registro de comércio, e, quando se tratar de sociedade civil, pelo Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou pelo Cartório de Registro de Títulos e DocumentosManutenção e conservação dos livros e documentos contábeisUma vez escriturados, a pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial. Estes livros e documentos, quando escriturados e atendidas às disposições legais, constituem provas a favor da empresa em qualquer processo no âmbito administrativo ou judicial.A empresa deverá ter bastante cuidado para evitar perda ou extravio dos documentos contábeis. Contudo, ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica deverá publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição.Escrituração informatizada - obrigações adicionaisAs pessoas jurídicas que utilizarem escrituração contábil informatizada ou que elaborarem documentos de natureza contábil ou fiscal utilizando a informática e com base no balanço encerrado no período de apuração imediatamente anterior, possuírem patrimônio líquido superior a um milhão seiscentos e trinta e três mil, setenta e dois reais e quarenta e quatro centavos, ficarão obrigadas a manter, em meio magnético ou assemelhado, à disposição da Secretaria da Receita Federal, os respectivos arquivos e sistemas durante o prazo de cinco anos.A escrituração contábil apoiando a avaliação de estoqueA escrituração contábil, quando realizada de forma completa, obedecendo a boa técnica, permite dentre outras coisas, a avaliação do estoque de produtos de fabricação própria. A legislação do imposto de renda usando a contabilidade, determina que os produtos em fabricação e acabados serão avaliados pelo custo de produção, cuja apuração se faz através da contabilidade de custos.Permite que o contribuinte que mantiver sistema de contabilidade de custo integrado e coordenado com o restante da escrituração poderá utilizar os custos apurados para avaliação dos estoques de produtos em fabricação e acabados. Para tanto, considera como sistema de contabilidade de custo integrado e coordenado com o restante da escrituração aquele que atender às seguintes exigências: dever ser apoiado em valores originados da escrituração contábil (matéria-prima, mão-de-obra direta, custos gerais de fabricação); que permite determinação contábil, ao fim de cada mês, do valor dos estoques de matérias-primas e outros materiais, produtos em elaboração e produtos acabados; deverá ser apoiado em livros auxiliares, fichas, folhas contínuas, ou mapas de apropriação ou rateio, tidos em boa guarda e de registros coincidentes com aqueles constantes da escrituração principal; e que permite avaliar os estoques existentes na data de encerramento do período de apropriação de resultados segundo os custos efetivamente incorridos.A dispensa da escrituração contábil completa para fins de imposto de rendaA Constituição Federal prevê tratamento diferenciado e a Lei 9.317/96 regula, em conformidade com o disposto no art. 179 da Constituição, o tratamento diferenciado, simplificado e favorecido, aplicável às microempresas e às empresas de pequeno porte, relativo aos impostos e às contribuições que menciona. Determina a referida lei que a microempresa e a empresa de pequeno porte ficam dispensadas de escrituração comercial desde que mantenham, em boa ordem e guarda e enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes: a) Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira, inclusive bancária; b) Livro de Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário; c) todos os documentos e demais papéis que serviram de base para a escrituração dos livros referidos nas alíneas anteriores. Com respeito à pessoa jurídica habilitada à opção pelo regime de tributação com base no lucro presumido deverá manter, em princípio: I - escrituração contábil nos termos da legislação comercial; II - Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término do ano-calendário; III - em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal. Entretanto, o disposto no inciso I citado, não se aplica à pessoa jurídica que, no decorrer do ano-calendário, mantiver Livro Caixa, no qual deverá estar escriturado toda a movimentação financeira, inclusive bancária.Observe que a exigência do Livro Caixa e a dispensa da escrituração contábil completa, incluindo os Livros Diário e Razão para as microempresas, empresas de pequeno porte, as enquadradas no SIMPLES e as tributadas pelo lucro presumido, só tem efeito para fins da legislação do imposto de renda, não prevalecendo para a legislação comercial, previdenciária, falimentar, código comercial, legislação profissional contábil, jurisprudência dos tribunais, dentre outras. Portanto, a escrituração contábil deverá ser feita por todas as empresas, de forma completa, obedecendo à boa técnica dos princípios contábeis geralmente aceitos e às normas brasileiras de contabilidade.Responsabilidade profissional pela escrituração contábilNo tocante a responsabilidade do contabilista pela escrituração e produção dos demonstrativos contábeis, expressa a legislação do imposto de renda que o balanço patrimonial, as demonstrações do resultado do período de apuração, os extratos, as discriminações de contas ou lançamentos e quaisquer documentos de contabilidade, deverão ser assinados por contadores ou técnicos em contabilidade legalmente registrados no CRC, com indicação do número dos respectivos registros.O Decreto-Lei nº 5.844, de 1943, art. 39, § 1º, que está em pleno vigor, determina de forma objetiva que o contador e o técnico em contabilidade, dentro do âmbito de sua atuação e no que se referir à parte técnica, serão responsabilizados, juntamente com os contribuintes, por qualquer falsidade dos documentos que assinarem e pelas irregularidades de escrituração praticadas no sentido de fraudar o imposto. Expressa também a legislação do imposto de renda que, se legalmente habilitados para o exercício profissional de contabilista, os próprios titulares, sócios, acionistas ou diretores podem assinar os livros e documentos contábeis como responsáveis técnicos.Nas localidades em que não haja contabilista habilitado, a escrituração contábil ficará sob a responsabilidade do contribuinte ou de pessoa pelo mesmo designada. Entretanto, a designação de pessoa não habilitada profissionalmente não eximirá o contribuinte da responsabilidade pela escrituração.Código Tributário NacionalO Código Tributário Nacional também faz referência aos livros e demais documentos contábeis, quando expressa que para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais dos comerciantes, industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los. Determina ainda que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. Autor: José Carlos FortesAdvogado, Contador e Matemático. Em nível de Pós-Graduação é Especialista em Administração Financeira e em Matemática Aplicada (UNIFOR) e Especialista em Direito Empresarial (PUC-SP). Mestrando em Administração de Empresas (UECE). Professor Titular do Curso de Direito (UNIFOR) e Professor do Curso de Ciências Contábeis (UECE). Vice-Presidente do CRC-CE (1998-2001). Presidente do Instituto dos Auditores Independentes do Brasil -IBRACON - 1a.SR (2002 - 2004). Membro ad immortatitatem da Academia de Ciências Contábeis do Estado do Ceará. Membro da Comissão de Sociedade de Advogados da OAB-CE. Autor de livros nas áreas contábil, jurídica e matemática financeira. Empresário das áreas de Informática, Contabilidade, Advocacia, Treinamentos e Editora. Palestrante. Perito e Auditor Independente.Texto integral
Autor: José Carlos Fortes